1. PROPÓSITO GENERAL DE LA PRESENTE POLÍTICA

Bajo las condiciones de ley, en particular las de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de
2015 y normas complementarias o reformatorias, SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL
SALUD SAS – AEQUI, de conformidad con el presente documento contentivo, adopta sus políticas
de tratamientos de datos y demás relacionadas con ello, lo cual se hace bajo los principios de
legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida,
seguridad y confidencialidad, teniendo en consideración que existen datos sensibles, datos públicos,
datos personales, entre otros y que ello amerita una política comprometida y diligente por los
responsables o encargados del tratamiento de datos, sin que ello implique derechos absolutos de
los titulares de los datos o información y derechos, destinatarios de esta política, como lo son:
empleados, colaboradores, contratistas, proveedores, pacientes, los acudientes o representantes
legales de menores de edad y o personas en condición de discapacidad cognitiva, profesionales y
personal en general adscrito, visitantes, y demás que tengan algún tipo de relación profesional,
contractual, laboral, comercial, fiscal o cualquiera otra.
Se advierte igualmente que el solo ingreso a las dependencias de SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES
MEDICOL SALUD SAS – AEQUI o el contacto telefónico, a través de medios o personal, autoriza a
dicha compañía a filmar o recoger documentos de la figura de las personas, su voz y sus actuaciones,
y en la medida que se tenga acceso a información o datos de las personas, con fines de seguridad
física, personal y demás a que haya lugar, por tratarse de espacios abiertos al público, lo cual podrá
ser empleado válidamente para fines probatorios de cualquier índole por parte de SERVICIOS
MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI.

2.- INFORMACIÓN QUE SE RECOLECTA DE LOS DESTIMNATARIOS DE ESTA POLÍTICA

Los destinatarios de la presente política aceptan la recolección de la siguiente información, sin
perjuicio de otros datos que en el caso puntual pueda requerirse en casos puntuales o por
necesidades administrativas o del servicio:
Nombre o razón social.
En caso de personas naturales, sexo u orientación sexual.
Creencia religiosa o carencia de la misma.
Dirección física, página web, correo electrónico, números de telefonía fija y celular, fax y otros.
Nombre o razón social del empleador, contratante o referencias comerciales (clientes) con datos de
ubicación tales como: Dirección física, página web, correo electrónico, teléfono fijo y celular.
Antecedentes o información clínica o del estado de salud físico y mental en caso de pacientes y
trabajadores (y contratistas, cuando sea necesario) incluyendo anamnesis, resultados de exámenes
de patología y clínicos, consultas generales y especializadas, formulaciones, diagnósticos,
limitaciones físicas, cognitivas o cualquiera otra y atenciones en salud en general.
Estado actual de vacunación y sintomatología asociado a enfermedades infectocontagiosas,
violentas o cualquiera que pueda poner en riesgo a terceros.
Nombres de representantes legales, acudientes, acompañantes o contactos familiares, con datos
de ubicación tales como: Dirección física, página web, correo electrónico, teléfono fijo y celular.
Grado de instrucción o educación con señalamiento de profesión u oficio, cargo o actividad que
desempeña.
Información general sobre relaciones y actividades familiares, físicas, sexuales, profesionales o
laborales, cuando sea necesario a juicio del profesional tratante o área encargada del tratamiento
de la información.

3.- DEBERES DE SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI Y MANEJO DE
INFORMACIÓN – TRATAMIENTO

El tratamiento de datos requiere de autorización previa de su titular o del responsable de éste
(representante legal, acudiente o acompañante) sin perjuicio de la aplicación de figuras como el
mandato y la agencia oficiosa, de lo cual serán responsables únicamente quienes ejerzan tales
funciones o actividades en favor o con afectación de terceros.
En consonancia con lo dicho, el titular de la información o su representante, acudiente o
acompañante (esto último cuando no se pueda obtener válidamente el consentimiento del titular
de manera directa y válida) autorizará el tratamiento de datos de manera electrónica mediante el
uso de plataformas o en general medios virtuales, o por medios escritos, oral o mediante conductas
inequívocas, para lo cual podrán emplearse formatos preestablecidos por SERVICIOS MEDICOS
INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI o según las circunstancias, por cualquier medio que
recoja la voluntad explícita o implícita del titular o quien le represente, autorización que se recogerá
y conservará en medios físicos o virtuales a juicio de SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL
SALUD SAS – AEQUI.
El tratamiento de datos por parte de SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS –
AEQUI, tiene como fines, los siguientes:
➢ Adelantar tratamientos, procedimientos terapéuticos, administrativos,
comerciales, fiscales, contractuales, legales y demás relacionados, que faciliten
el cumplimiento de los propósitos que tenga SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES
MEDICOL SALUD SAS – AEQUI y sus pacientes, trabajadores, contratistas,
colaboradores, aliados, entidades revestidas de autoridad, y demás
destinatarios de esta política, reseñados en acápite anterior.
➢ Adelantar un proceso de conocimiento que permita tomar todas las medidas
de planeación, correctivas y preventivas en los procesos atrás descritos.
➢ Adelantar medidas de prevención de lavado de activos y de comisión de
actividades ilícitas y en general, de cumplimiento de la ley.
➢ Cumplir con las obligaciones de ley en materia de salud y seguridad social,
laboral, civil y comercial, contractual, fiscal y cualquiera otra que le corresponda
a SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI, a sus
accionistas, vinculadas, controlantes y controladas, así como a aliados y demás
relacionados.
➢ Verificación de la validez o veracidad de la información suministrada por parte
de los destinatarios de la presente política.
➢ Desarrollar estrategias que permitan la mejor atención de las necesidades de
los destinatarios de la presente política y el crecimiento y mejoramiento
continuo de la organización SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD
SAS – AEQUI.
➢ Programar, reprogramar citas e instaurar procesos, procedimientos y
tratamientos en favor de los usuarios de los servicios, así como planes de
capacitación, no segregación, ambiente laboral o clima organizacional,
adecuación, modificación de políticas comerciales, institucionales, de salud
ocupacional, o cualquiera otra que implique mejoramiento continuo y
crecimiento y desarrollo.
➢ Adoptar medidas preventivas ante situaciones que pongan en riesgo la salud y
el bienestar de personal de SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD
SAS – AEQUI, el propio u otros usuarios, visitantes y terceros, como por
ejemplo, enfermedades infectocontagiosas, patologías de comportamiento
violento y otras más.
➢ Dar aviso a interesados legítimos de la información por razones de conveniencia
terapéutica, orden público, seguridad nacional o intereses superiores a los
protegidos por el silencio o sigilo profesional o la información confidencial o la
reserva legal.
➢ Garantizar la seguridad física, psicológica y de la información, al interior de las
instalaciones de la compañía, respecto de personas, bienes propios y de
terceros, así como atender procedimientos de urgencia, riesgos psicosociales,
de salud ocupacional, orden público, y demás relacionados, mediante el
ejercicio de controles de acceso, estadía y egreso, uso de cámaras de seguridad,
y almacenamiento y uso de información y datos.
➢ Adelantar planes y programas de bienestar, capacitación, crecimiento personal,
cuidado, fidelización, prevención de cualquier conducta inadecuada y de otra
naturaleza hacia los usuarios, pacientes, trabajadores, proveedores,
contratistas, y en general aliados de Adelantar planes y programas de bienestar
haca los usuarios, pacientes, trabajadores.
➢ Solicitar insumos de bienes o servicios para los tratamientos de pacientes,
atención de visitantes, desarrollo de actividades laborales, atención de
proveedores, determinación de necesidades, generación de políticas
financieras, laborales, comerciales, contractuales y otras; cambios de
procedimientos, determinación de economías de escala y mejores prácticas en
general.
➢ Promover la comercialización de bienes, productos y servicios que puedan ser
del agrado, interés o necesidad de los destinatarios de la presente política, bien
sea de SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI o de
terceros que se conviertan en aliados estratégicos, mediante el uso de medios
de difusión con base en los datos y medios suministrados previamente de
manera voluntaria.
➢ Dar respuesta a solicitudes de autoridades tales como pero sin limitarse a:
juzgados, fiscalías, DIAN, Secretarías de Hacienda, o personas legalmente o
voluntariamente autorizadas, incluido el titular de los derechos o sus
herederos, cuando SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS –
AEQUI sea requerida para el efecto, siempre que se trate del ejercicio legítimo
de derechos, funciones o autorizaciones.
➢ Crear y analizar información estadística y generar informes con fines
terapéuticos, mejoramiento de servicios y experiencia del cliente, científicos
(análisis de campo, publicaciones científicas, participación en investigaciones,
etc.) así como con fines históricos, de mercadeo, riesgos, auditorías,
correccionales o comerciales, publicitarios y de igual modo para seguimiento y
planeación financiera, de tesorería, administrativa, de talento humano, legal, y
toma de decisiones estratégicas, contractuales, laborales, comerciales, legales
y de cualquiera otra índole.
➢ Hacer seguimiento post venta o de satisfacción del usuario, entrevista de retiro
satisfacción de proveedores y similares, alusivos al mejoramiento de la calidad.
➢ Atender los compromisos contractuales, legales y terapéuticos con los
destinatarios de la presente política.
➢ Asesorar y apoyar procesos y procedimientos de terceros, requeridos por los
usuarios, acompañantes, trabajadores, contratistas, proveedores y en general
aliados estratégicos en beneficio de cualquiera de éstos.
➢ Compartir información con terceros, tales como: accionistas, controlantes,
matrices, subordinadas, compañías de medicina prepagada, EPS, compañías de
seguros, asesores, colaboradores, proveedores, trabajadores, aliados y en
general terceros relacionados con SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL
SALUD SAS – AEQUI que sean requeridos para el desarrollo de procesos en los
que posea algún interés SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD
SAS – AEQUI.
➢ Cualquiera otra finalidad no contemplada en los ítems anteriores o en esta
política de manera evidente, que tenga un fin loable, directa o indirectamente
relacionada con la misión, visión, los fines, objetivos, estrategias y en general
planes e ideas de SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS –
AEQUI.

• EXCEPCIONES EN AQUELLOS CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERA DE AUTORIZACIÓN DEL
TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE FINOMACIÓN O DATOS.

No obstante lo anterior, no se requerirá de autorización de parte del titular, cuando la información
sea pública, aun tratándose de datos personales, como el registro civil, o cuando sea suministrada
o requerida por un ente en ejercicio de funciones autorizadas por la ley (vgr. Jueces, autoridades
administrativas, particulares revestidos de autoridad o de facultades, etc) en caso de urgencia o
cuando sea con fines históricos, estadísticos o científicos, la cual se entenderá autorizada, bien por
ministerio de la ley, bien por la aceptación de la presente política al interrogársele al titular o su
representante acerca de la aceptación del tratamiento de datos.

• ACTOS QUE SE ADELANTAN CON LA INFORMACIÓN.

La información atrás reseñada y demás que sea del conocimiento de SERVICIOS MEDICOS
INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI, podrá ser objeto de su recolección por los medios ya
indicados (escritos, mediante el uso de herramientas tecnológicas como plataformas, grabaciones,
filmaciones, etc) y ser objeto de consulta y uso, por lo cual se entiende autorizado el
almacenamiento y acceso por personal autorizado internamente por SERVICIOS MEDICOS
INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI, al punto que podrá ser empleada, compartida,
actualizada, modificada, suprimida, según los términos de ley y los aquí contemplados, habida
consideración que SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI es una
institución que procura la conservación, la recuperación o la estabilización de la salud física y mental,
de tal suerte que a través del tratamiento de información procurará el bienestar de sus usuarios,
según su criterio científico y administrativo, mediante la instauración de tratamientos o
recomendaciones que implican tener en consideración la información suministrada, recolectada y
almacenada y además, con fines estadísticos, comerciales, históricos y científicos.
Ante la internacionalización o globalización como fenómeno que abarca todas las esferas del
comportamiento humano, las actividades atrás referidas y autorizadas por los titulares de la
información, podrán desarrollarse en el territorio nacional o en cualquiera otro país, incluso, en
espacios no territoriales como los virtuales o los de alguna red, plataforma o metaverso,
aceptándose por el titular de la información la legislación de tratamiento de datos en cada país o las
condiciones de uso de información que cada entidad receptora adopte.

• ACTUALIZACIÓN, REVOCATORIA O SUPRESIÓN DE LA AUTORIZACIÓN MATERIA DEL
TRATAMIENTO DE DATOS.

Los titulares de la información o sus representantes o similares, podrán en cualquier momento
solicitar a SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI en tanto sea de su
competencia, la actualización de la información, su supresión total o parcial, o revocar la
autorización impartida de forma previa, lo cual no podrá afectar, modificar o variar hechos ya
consumados. Tampoco será eficaz la actualización, modificación o revocatoria de la autorización
cuando se contraponga a órdenes judiciales, administrativas o provenientes de entes o personas
cuan autoridad o en general, cuando legal o contractualmente sea improcedente.
En caso de no ser satisfactoria la negativa por as razones expuestas, el titular de la información
podrá acudir a los mecanismos de Ley y en particular ante la Superintendencia de Industria y
Comercio o aquella que desarrolle sus funciones o competencias.

• CONSERVACIÓN DE DATOS Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI podrá mantener durante el tiempo
que estime razonable y necesario para los fines anteriormente descritos a excepción de aquellos
que, como en el caso de la historia clínica, los soportes de la facturación y sus respectivos egresos y
demás que posean una duración de conservación específica. Una vez superada el tpérmino de
conservación podrán ser destruidos, digitalizados o microfilmados tales soportes, adelantando
gestiones que propendan por la seguridad que no caerán los datos allí contenidos en manos
indebidas.
Ha de advertirse a los destinatarios de la presente política que se ha establecido por SERVICIOS
MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI protocolos de seguridad tanto física, personal
y de la información razonables y que permiten considerar el que tanto las personas, sus bienes como
la información no serán objeto de violencia, apropiación o uso indebido, como su adulteración uso
para fines diferentes a los aquí señalados o ilegales. Sin embrago, se estima y así se acepta que se
trata de una obligación de medio y no de resultado y por tanto, ante hechos de terceros no podrá
responsabilizarse a SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI.
De allí que el titular de la información está en la obligación de dar aviso a SERVICIOS MEDICOS
INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI con el fin de que el tratamiento de datos permanezca
en las condiciones aquí descritas y brinde la información necesaria para su debida custodia,
actualización, integridad, disponibilidad y confidencialidad y así mismo, dará aviso SERVICIOS
MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI de aquellas circunstancias en las que se vea
accedida o afectada la información por cualquier motivo con base en los datos de ubicación
reportados, salvo que legal o contractualmente no le sea posible.

• DERECHOS DE LOS TITULARES.

El Habeas Data de manera efectiva, de tal manera que la información sea veraz, completa y
actualizada, según lo manifestado por el usuario o quien la haya reportado en su nombre.
El titular y las personas voluntaria o legalmente autorizadas, podrán acceder a la información
compilada sobre éstas, siempre que pueda ser acreditada su identidad y calidades, dentro de las
limitaciones de horarios y administrativas que existan y en los tiempos que la ley establece.
Podrá solicitar por cualquier medio válido, la actualización, rectificación o supresión de la
información, salvo las excepciones legales o las aquí previstas, como, por ejemplo, los diagnósticos,
el histórico de consultas, los resultados de exámenes clínicos o paraclínicos entre otros. Pare efectos
de la respuesta, si no se dan datos de contacto para su envío serán enviados los que repose en las
bases de datos de SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI. Los términos
de respuesta serán aquellos descritos en la ley. Para los efectos de esta previsión se requerirá
igualmente la plena individualización o identificación del titular de la información o su
representante, demostrando uno y otra.
Las peticiones serán respetuosas y además, claras y completas, con el fin de proceder al ejercicio
del derecho que le compete al titular, sus representantes, herederos o demás interesados. De lo
contrario, no sea posible acceder a lo pretendido y así se informará. Allí mismo se señalará el medio
por el cual espera la respuesta.
El suministro de información inexacta, incorrecta, incompleta o falsa, será de responsabilidad de
quien la suministre, a saber: el titular o su representante y acarreará las sanciones de ley además
de la asunción de los perjuicios a SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI
y a terceros afectados, sin que se pueda pedir o demandar perjuicio algún a SERVICIOS MEDICOS
INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI, por lo cual, el titular o su representante saldrá a la
defensa de los intereses de SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI
manteniéndole indemne de cualquier reclamación o condena.

RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA INFORMACIÓN.

El responsable del manejo de la información y a quien debe dirigirse cualquier petición, será el
representante legal de SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI o el
delegado que sea públicamente designado.
Para los efectos pertinentes se deja la siguiente información:
Nombre.
Cargo:
Dirección:
Tels:
E mail:
Web:

• VIGENCIA DE LA POLÍTICA.

La presente política se adopta a partir del ___ de agosto de 2022, fecha en la cual ha sido publicada
en la página web: www.aequi.com.co y se mantendrá vigente en tanto no exista otra publicación que
a adicione, modifique o suprima.
DERECHOS DE AUTOR Y ADVERTENCIAS SOBRE EL USO Y ALCANCE DE PUBLICACIONES.
Todas las publicaciones que se hagan, así como enseñas, marcas, aspectos artísticos, patentes,
modelos de utilidad y demás derechos asociados a la propiedad intelectual y otros protegidos por
la ley son de uso restringido de SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI,
por lo que para su empleo con cualquier fin o propósito requerirá de autorización, previa expresa y
escrita del representante legal. Su uso indebido será denunciado a las autoridades y penalizado de
ser procedente, lo cual no obsta para que, además, se solicite la indemnización de perjuicios
pertinente y demás acciones legales a que haya lugar.
Así mismo es de advertir que los artículos científicos publicados tienen como propósito informar
sobre lo específicamente allí descrito y suministrar elementos de juicio para prevenir situaciones
que puedan ser relevantes a los usuarios de la información; sin embargo ello de ninguna manera
constituye un diagnóstico en un caso en particular, ni recomendaciones para adelantar algún tipo
de procedimiento, pues su fin es meramente informativo y por tanto, se recomienda la consulta con
el especialista para un real dictamen de la situación personal.
Finalmente, cualquier información suministrada a través de medios electrónicos como la página
web, debe ser corroborada para un efectivo entendimiento de su alcance y comprensión y es
menester del usuario, sus representantes o cualquiera que haga uso de nuestros servicios
informarse adecuadamente de la presente política y del alcance de nuestros servicios y actividades,
para lo cual las oficinas de información, se encuentra disponibles así como los canales de
comunicación siguientes:
Presencial Dirección:
Tels.
Web:
E mail:
Chat:

POLÍTICAS DE USO DE COOKIES.

Se hace advertencia por medio de la presente política y por tanto, se entiende informado el usuario
o sus representantes y autorizado SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI
para el uso de cookies que pueden tener funciones necesarias o indispensables para la prestación
del servicio o navegación en el portal web correspondiente, así como para registrar preferencias,
estadísticas, con fines de marketing y otras no clasificadas, por lo que su uso y el de la información
así brindada jamás podrá considerarse como abusiva y por ende, ningún perjuicio puede alegarse
por ello.

CONDIONES DE USO DE LOS SERVICIOS.

El usuario o sus representantes aceptan haber leído y aceptado las condiciones de uso al contratar
los servicios de SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI, pues han estado
expuestos de manera pública, entedible y accesible en la web: www.aequi.com.co y hacen parte de la
vinculación contractual a dicha empresa.

JULIANA MOMNTEGERO CASTILLO
GERENTE GENERAL.