1. PROPÓSITO GENERAL DE LA PRESENTE POLÍTICA

SERVICIOS MÉDICOS INTEGRALES MEDICOL SAS. – AEQUI, en su calidad de Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS), en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia, adopta las presentes Políticas de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, orientadas a garantizar los derechos fundamentales de los titulares y el manejo adecuado de la información personal que recolecta, almacena, utiliza y suprime en el marco de su actividad asistencial, administrativa y comercial.

Estas políticas se rigen por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, especialmente en lo relacionado con la atención en salud, en la cual se tratan datos sensibles de carácter clínico y biométrico.

La presente política aplica a todos los titulares de información personal que, de manera directa o indirecta, tengan relación con la entidad, tales como:

• Pacientes.
• Acudientes o representantes legales de menores de edad y personas con discapacidad cognitiva.
• Empleados y colaboradores.
• Profesionales de salud y personal asistencial.
• Contratistas y proveedores.
• Visitantes y usuarios en general.

En virtud de lo anterior, el tratamiento de datos personales por parte de la entidad se realizará con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo en los casos legalmente exceptuados. Se advierte que, por el solo hecho de ingresar a las instalaciones físicas de la entidad, establecer contacto telefónico o a través de canales digitales con personal autorizado, el titular acepta la posibilidad de que se recolecten imágenes, grabaciones de voz, datos personales y actuaciones, los cuales podrán ser utilizados por SERVICIOS MÉDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD S.A.S. – AEQUI para fines legítimos, tales como:

• Garantizar la seguridad física y del personal.
• Gestionar adecuadamente los servicios de salud.
• Dar cumplimiento a obligaciones legales y contractuales.
• Utilizar registros como material probatorio cuando sea requerido.

La entidad se compromete a adoptar las medidas de seguridad administrativas, técnicas y jurídicas necesarias para garantizar la protección de los datos, y habilita canales para que los titulares puedan ejercer sus derechos de acceso, rectificación, actualización, supresión y revocatoria de la autorización.

2. INFORMACIÓN QUE SE RECOLECTA DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA POLÍTICA

En el marco de la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, SERVICIOS MÉDICOS INTEGRALES MEDICOL SAS. – AEQUI, como entidad responsable del tratamiento de datos, informa a todos sus destinatarios que podrá recolectar, almacenar y tratar información personal, sensible o no, de acuerdo con la naturaleza de la relación que tengan con la institución y las finalidades previamente informadas y autorizadas por el titular.

La información recolectada incluye datos de identificación general como nombres y apellidos o razón social, número de documento de identidad, nacionalidad, sexo, orientación sexual (únicamente cuando sea pertinente para la atención médica), así como la creencia religiosa o manifestación de no profesarla, en caso de que sea relevante para el tratamiento de salud o exigido por normas específicas.

Adicionalmente, se podrá recolectar información de contacto como dirección física, correo electrónico, número de teléfono fijo y celular, página web y otros datos proporcionados voluntariamente. En lo relacionado con el entorno laboral o comercial, se podrá requerir el nombre del empleador o contratante, dirección y medios de contacto, así como la actividad económica, cargo, profesión u oficio que desempeña la persona.

En cuanto a los pacientes, trabajadores y, en algunos casos, contratistas, se recolectará información relacionada con la salud física y mental, incluyendo antecedentes clínicos, anamnesis, resultados de exámenes médicos, diagnósticos, tratamientos, formulaciones, restricciones físicas o cognitivas, atenciones generales y especializadas, así como el estado de vacunación y síntomas asociados a enfermedades transmisibles o que representen un riesgo para terceros.

También podrá recopilarse información de personas relacionadas con el titular, tales como representantes legales, acudientes, familiares o personas de contacto, incluyendo sus nombres y medios de localización. De igual manera, podrá solicitarse información académica y profesional como nivel educativo, formación, certificaciones, cargo o funciones desempeñadas.

En situaciones estrictamente necesarias para la adecuada prestación de servicios en salud, se podrá acceder a información adicional relacionada con aspectos familiares, personales o de vida privada, como relaciones interpersonales, orientación o actividad sexual, siempre en cumplimiento con el principio de confidencialidad médica, la protección del derecho a la intimidad del titular y conforme a lo dispuesto por la ley.

Toda esta información será tratada conforme a los principios establecidos en la legislación colombiana sobre protección de datos personales, bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad, y únicamente con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular o su representante legal, salvo en los casos legalmente exceptuados.

3. DEBERES DE SERVICIOS MÉDICOS INTEGRALES MEDICOL SAS. – AEQUI Y MANEJO DE INFORMACIÓN

El tratamiento de datos personales por parte de SERVICIOS MÉDICOS INTEGRALES MEDICOL SAS – AEQUI requiere, en principio, la autorización previa, expresa e informada del titular de la información, o de su representante legal, acudiente o acompañante, sin perjuicio de la aplicación de figuras legales como el mandato o la agencia oficiosa. La responsabilidad por el ejercicio de estas funciones recae exclusivamente en quienes actúen en representación o interés del titular.

La autorización podrá otorgarse a través de medios electrónicos, escritos, orales o mediante conductas inequívocas que reflejen la voluntad del titular o su representante. Para ello, SERVICIOS MÉDICOS INTEGRALES MEDICOL SAS – AEQUI dispone de formatos preestablecidos o aceptará cualquier medio que recoja adecuadamente dicha autorización, la cual será almacenada en medios físicos o digitales según la conveniencia institucional.

Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

El tratamiento de los datos personales por parte de la entidad tiene como propósito fundamental facilitar el cumplimiento de sus funciones asistenciales, administrativas, legales, fiscales y contractuales. Entre los fines específicos se destacan:

• Ejecución de tratamientos médicos, procedimientos terapéuticos y actividades relacionadas con la prestación de servicios de salud.
• Planificación y adopción de medidas preventivas, correctivas y de mejoramiento institucional.
• Cumplimiento de obligaciones en materia de salud, seguridad social, normativas laborales, fiscales, comerciales y civiles.
• Prevención del lavado de activos, delitos y cumplimiento legal general.
• Verificación de la veracidad de la información suministrada.
• Desarrollo de programas de capacitación, bienestar, fidelización, salud ocupacional, clima organizacional y planes de mejoramiento continuo.
• Gestionar la programación y reprogramación de citas, procesos administrativos y terapéuticos.
• Garantizar la seguridad física, psicológica e informática dentro de las instalaciones institucionales.
• Compartir información con terceros autorizados como EPS, aseguradoras, aliados
estratégicos, autoridades judiciales y administrativas, entre otros.
• Generar informes estadísticos, históricos, comerciales, o de control institucional.
• Promover servicios o productos propios o de terceros que puedan ser de interés para los destinatarios de esta política.

Excepciones a la Autorización del Titular

La entidad podrá realizar tratamiento de datos personales sin autorización previa en los siguientes casos:

• Cuando se trate de datos de naturaleza pública (como los registros civiles).
• Cuando la información sea requerida por una autoridad en ejercicio de sus funciones legales.
• En situaciones de urgencia o interés público.
• Con fines históricos, estadísticos o científicos conforme a la ley.

Tratamiento y Uso de la Información

La información recolectada podrá ser registrada, almacenada, actualizada, compartida o eliminada conforme a lo previsto por la ley y por esta política. El acceso estará limitado a personal autorizado y se usará con fines estrictamente relacionados con la misionalidad institucional: preservar, restaurar o promover la salud de los usuarios. Además, podrá usarse para análisis científicos, estudios estadísticos y fines comerciales lícitos.

En virtud de la globalización y el uso de plataformas digitales, el tratamiento podrá realizarse dentro o fuera del territorio nacional, incluyendo espacios virtuales, acogiendo la legislación de protección de datos del país receptor.

Actualización, Revocatoria y Supresión de la Autorización

El titular de los datos podrá solicitar la actualización, rectificación, revocatoria o supresión parcial o total de sus datos personales. Esta solicitud deberá presentarse de manera clara y soportada, y se atenderá dentro de los términos legales. No procederán dichas solicitudes cuando exista un deber legal o contractual que impida su atención (por ejemplo, la conservación de la historia clínica).

Conservación y Seguridad de la Información

SERVICIOS MÉDICOS INTEGRALES MEDICOL SAS. – AEQUI mantendrá la información durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas, salvo que la ley disponga plazos específicos. La entidad ha implementado medidas de seguridad física, tecnológica y administrativa para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales.

No obstante, se reconoce que estas medidas constituyen una obligación de medio y no de resultado. En consecuencia, la entidad no será responsable por vulneraciones causadas por terceros, siempre que haya actuado diligentemente.

Derechos de los Titulares

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar su información.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios constitucionales y legales.

La solicitud deberá presentarse con identificación clara del titular o su representante, y ser tramitada mediante canales dispuestos por la entidad. Las respuestas se emitirán dentro de los plazos establecidos por la ley. El titular será responsable de la veracidad de los datos suministrados y de los perjuicios derivados de su falsedad, eximiendo de responsabilidad a la entidad.

Responsable del Manejo de la Información

El responsable del manejo de la información personal recolectada y tratada por SERVICIOS MÉDICOS INTEGRALES MEDICOL SAS. – AEQUI será el representante legal de la entidad, o en su defecto, el delegado expresamente designado para tal fin. Cualquier solicitud, consulta, queja o reclamo relacionada con el tratamiento de datos personales deberá dirigirse a este responsable a través de los canales habilitados para la atención al titular de los datos.

Para efectos de contacto, la entidad dispone de la siguiente información:

RESPONSABLE: SERVICIOS MÉDICOS INTEGRALES MEDICOL SAS. – AEQUI 
DOMICILIO: Bogotá
DIRECCIÓN: Sede Movistar: Calle 63A #35-16 Bogotá, Colombia
CORREO ELECTRÓNICO: gestion@aequi.com.co 
TELÉFONO: 321 914 9131

Vigencia de la Política

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales entró en vigencia el 22 de marzo de 2024 y fue actualizada el 1 de diciembre de 2025, fecha desde la cual se encuentra publicada y divulgada en el sitio web oficial de la IPS: www.aequi.com.co. Esta política permanecerá vigente hasta que sea modificada, sustituida o derogada mediante una nueva publicación oficial.

Derechos de Autor y Uso de Publicaciones

Todos los contenidos, publicaciones, signos distintivos, marcas, diseños, patentes, modelos de utilidad y demás elementos protegidos por derechos de propiedad intelectual que sean generados o divulgados por SERVICIOS MÉDICOS INTEGRALES MEDICOL SAS. – AEQUI son de uso exclusivo de la entidad. Su uso con cualquier propósito estará condicionado a la obtención de una autorización previa, expresa y escrita por parte del representante legal.

El uso indebido dará lugar a las acciones legales correspondientes, incluyendo la denuncia ante las autoridades competentes y la reclamación por perjuicios causados.

Los artículos científicos y demás materiales informativos publicados por la entidad tienen un carácter estrictamente informativo. No constituyen diagnósticos médicos personalizados ni recomendaciones terapéuticas específicas. Por lo tanto, el lector debe consultar con el profesional de salud correspondiente para la interpretación y aplicación adecuada de la información en cada caso concreto.

Cualquier información contenida en medios electrónicos como la página web deberá ser confirmada para asegurar su comprensión y adecuado alcance. Corresponde al usuario, su representante o cualquier tercero que acceda a nuestros servicios, informarse adecuadamente sobre esta política y el alcance de nuestros servicios institucionales. Para ello, se encuentran disponibles los siguientes canales de atención:

• Atención presencial: Sede Movistar: Calle 63 A # 35 – 16 Bogotá, Colombia Teléfonos: 321 914 91 31 Sitio web: www.aequi.com.co. Correo electrónico: gestion@aequi.com.co

Política de Uso de Cookies

Mediante la presente política, se informa que el sitio web de SERVICIOS MÉDICOS INTEGRALES MEDICOL SAS. – AEQUI hace uso de cookies, que son archivos necesarios o funcionales para la correcta prestación de los servicios en línea, la navegación eficiente, la personalización de la experiencia del usuario y el análisis estadístico de uso del sitio. También pueden utilizarse con fines comerciales, publicitarios o de marketing. El uso de cookies no constituye una práctica abusiva, por cuanto su implementación tiene propósitos legítimos y está enmarcada en los principios de proporcionalidad, necesidad y finalidad. El usuario, al continuar navegando en el sitio web, acepta de manera expresa su utilización.

Condiciones de Uso de los Servicios

El usuario o sus representantes manifiestan haber leído y aceptado las condiciones de uso establecidas por SERVICIOS MÉDICOS INTEGRALES MEDICOL SALUD SAS – AEQUI, las cuales han sido publicadas de forma clara, pública y accesible en el sitio web www.aequi.com.co. Dichas condiciones hacen parte integral del vínculo contractual entre el usuario y la entidad al momento de la prestación de servicios.

Se firma el 01 de Diciembre del 2025.

JULIANA MONTENEGRO CASTILLO
REPRESENTANTE LEGAL
SERVICIOS MÉDICOS INTEGRALES MEDICOL SAS

JUAN CAMILO BARRIOS DAZA
GERENTE 
AEQUI